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丁二友:加强信息化建设 实现管理创新
 【发布时间:2008年12月27日】 【来源:中国电子政务论坛】 【作者:佚名】

专家委委员 中科院办公厅副主任  丁二友

     当前,信息技术正以前所未有的广度和深度向社会各个方面渗透,深刻地改变着世界的经济结构、产业结构,乃至人们的生活方式。人类社会正逐步由工业社会进入信息社会。信息化程度已成为衡量一个国家和地区现代化水平和综合实力的重要标志。管理信息化工作是中科院的一项重要基础性工作。面对新的历史机遇和挑战,如何尽快改变落后的现状,加快信息化建设,实现管理方式的创新,为实施知识创新工程提供有力保障,是当前摆在中科院各级领导和管理机关面前的一项迫切而又重要的任务。

    中科院的管理信息化建设工作一直得到院领导的高度重视。为加强机关宏观管理职能转变,推进中科院管理手段现代化,2001年7月,中科院决定由办公厅主管院机关信息化工作,主要职责是:负责机关办公自动化和院主页建设的规划和项目的组织实施,制定规章制度,进行监督检查,指导和协调全院办公系统的信息化和主页建设工作。一年来,在院领导和各单位的大力支持下,办公厅积极开展了各项工作,取得了良好成效。

    院机关和各单位的办公室(综合处)作为综合管理部门,既是管理信息的提供者,又是管理信息的使用者,是实施管理信息化建设的重要基础和有机组成部分。为进一步推动政务和业务系统的信息化工作,办公厅把加强信息化建设作为本次办公室工作会议的主题之一,主要目的是:使院机关和各单位办公室系统工作同志进一步认清形势,统一思想,明确我院管理信息化建设的目标和任务;提出开展工作的意见和举措;动员和组织机关和院属各单位积极投入到信息化建设工作中,加快步伐,扎实工作,以信息化促进管理职能的转变,提高管理水平和效率,努力开创我院管理信息化建设的新局面。

    认清形势,统一思想,增强抓好信息化建设的紧迫感和责任感

    院党组一直把信息化建设放在十分重要的位置。“九五”期间投入了大量的人力、物力,在基础设施、网络管理、数据库建设等方面取得了积极进展。在加快实现科研管理现代化方面也做了大量工作,启动了管理信息系统建设工程(MIS一期),开发了所级管理信息系统,取得了宝贵的经验,为进一步开发和建设打下了良好的基础。

    近年来,甬祥及春礼、柏龄、绵恒、传杰等院领导对加快我院信息化建设工作高度重视,就信息化建设的原则、方针和任务做过多次重要指示。院信息化工作领导小组在绵恒同志主持下。从2000年10月开始全面规划我院“十五”期间的信息化建设工作。2001年8月15日,院长办公会议审议通过了《中国科学院“十五”信息化发展规划》,明确了全院信息化建设的基本思路、奋斗目标、发展重点和政策措施,计划在“十五”期间投入3.5亿元专项经费,组织实施一批重大项目,全面推进我院的信息化建设。

    院“十五”信息化发展的总体目标是:紧密围绕“十五”期间中国科学院科技发展的战略和任务,结合知识创新工程全面推进阶段的各方面工作,广泛深入地开发和应用信息技术,促进科技创新、体制创新及两者的结合,增强中国科学院的综合实力。为此,要以高速互联网为基础,以开发、利用信息和知识资源为核心,以推进各项工作中信息技术的应用为手段,全面推进科研环境、手段和方法的信息化,业务管理和政务工作的信息化。

    为实现上述目标,“十五”期间院将组织实施12个信息化建设重大项目:

    一是大力加强信息化基础设施建设,实施的有4个项目:中国科学院网升级改造、超级计算环境建设、科学数据库建设、科技园区智能化改造试点;

    二是全面推进信息化应用系统的建设,实施的有8个项目:中国科普博览系统、视频会议系统、远程教育系统、院主页系统、院管理信息系统(二期)和电子政务系统、高技术产业化信息系统、院士思想库信息管理系统和文献情报信息系统等。目前,“十五”信息化建设重大项目已陆续启动,标志着我院信息化建设工作开始进入一个快速、持续发展的新阶段。

    无论国家还是院的形势和环境,都为我院管理信息化建设提供了一个良好的发展机遇。但也必须清醒地认识到,我院管理信息化建设在发展的速度、规模和质量上还不能满足知识创新工程和我院发展战略的需要,与院党组和广大科技及管理人员的要求还有较大的差距,面临着尖锐和激烈的挑战。为此,各单位领导、综合管理部门以及从事信息化工作的同志,都要进一步认清形势,增强紧迫感和责任感,充分认识信息化建设对于实现管理创新,为知识创新工程提供有力保障的重大意义。要认真按照院党组和“十五”信息化发展规划的总体部署,把加强信息化建设作为院所两级管理部门的一件大事来抓,动员和组织全院同志积极参与信息化建设工作,抓住机遇,奋起直追,为尽快改变落后现状,实现我院科研管理的现代化而努力。

    抓住机遇,加大力度,管理信息化的建设取得积极进展

    2001年7月院确定办公厅主管机关信息化建设工作后,认真贯彻落实院领导的指示精神,按照院“十五”信息化建设规划的部署,在信息办的指导和各单位的配合下,积极开展了各项工作。

    (一)组织实施ARP项目调研工作

    绵恒同志在今年的信息化工作领导小组会上提出:院管理信息系统要提升到ARP的角度来考虑,加强顶层设计,明确总体需求,真正做出中国科学院的ARP系统。会议决定把原“管理信息系统(MIS二期)和电子政务系统”项目更名为“中国科学院资源规划系统”(简称ARP项目),组织开展前期调研工作,提出新的ARP项目设计方案。

    (二)开展电子政务系统示范性项目开发研制工作

    根据绵恒同志提出的务实创新、着眼需求、加快发展的精神,在经费尚未到位的情况下,为满足院所两级管理机关对信息化建设的迫切需求,办公厅于去年下半年,在自动化所、软件所和网络中心的大力支持下,组织对电子政务系统中管理流程比较成熟的项目进行示范性开发,主要项目有:公文管理、财务管理、政务信息管理、日程管理、会议管理、综合统计等系统和信息资源建设。

    (三)组织开展院主页系统的建设

    1. 初步建立管理运行机制。

    根据院信息化领导小组会议精神,结合主页的运行现况和发展目标,进一步理顺了管理运行机制:办公厅为院主页系统的主管单位,科学时报承担院主页中文版的运行工作,侧重负责新闻、动态信息栏目的运行工作,院刊英文编辑部承担院主页英文版的运行工作,网络信息中心承担院主页的技术支持与保障工作,同时结合管理信息资源建设,侧重承担业务和历史档案信息的栏目的运行工作。目前,已完成新编制的《中国科学院知识创新工程信息化建设专项任务书》填报工作,进一步明确了院主页的目标定位、内容结构、技术路线、经费和效益指标,待院审批后即可实施。

    2. 注重内容建设,努力提高院主页知名度。

    进一步完善信息采编的工作机制,注重在提高内容质量和强化服务上下功夫。目前,院主页平均每天更新信息达80条左右,栏目内容不断丰富,已逐渐成为院内外及时了解我院情况的重要窗口,日点击量达到部委优秀主页的中等水平,受到院内外以至海外的好评。

    3.加快英文版建设。

    院刊英文版编辑部对原有信息资源进行重组,收集、整理基础信息,建立英文动态信息的采编机制,做到隔日更新一次新闻信息。目前英文版内容已初步准备就绪(约10万个数据),正在抓紧进行页面设计,力争8月上网发布。

    4.对院属单位主页建设情况进行调研。

    调查访问了126个单位的主页(其中北京地区40个),对拦目频道、页面效果、数据量大小、应用技术含量等作了分析统计。从整体上看,大部分研究所主页页面设计较美观,资料较充实,提供了较好的服务功能,如北京地区的大气所、地理科学与资源所、数学研究院和物理所,京外的新疆、上海分院,微系统与信息技术所、寒区与旱区环境工程所、水生所、昆明动物所、等离子体所、海洋所和中国科大等18个单位主页的整体建设比较好。也有相当一部分单位的主页尚在建设初期,只注重所内查看,不便于外界浏览和查询;内容陈旧,更新不及时;维护不够,经常断线;管理不规范,缺乏交流和互通,亟待加强指导和管理。

    (四)加强院机关计算机网络环境建设

    办公厅主管机关信息化建设以来,把改善机关软、硬件使用环境作为一件大事来抓,主要开展以下工作:

    1. 调查现状,摸清家底。

    2. 完成清理盗版软件,更换正版软件专项工作。

    3. 改进技术服务保障水平。

    4. 加强技术培训工作。

    正视问题,迎接挑战,尽快改变管理信息建设的落后面貌

    虽然我院在信息化建设上已经取得了很大的成绩,具有很强的技术实力,但必须清醒地看到,随着信息技术的飞速发展和国民经济信息化进程的加快,随着知识创新工程全面推进阶段各方面工作对信息化需求的快速增长,我院信息化建设的现状和发展速度难以满足要求,总体水平特别是管理信息化建设落后于全国先进单位,与我院的地位很不相称。存在的主要问题是:

    (一)信息化的观念和意识亟待加强

    对加强信息化建设,实现管理创新的重要意义认识不到位,相当一部分单位甚至把信息化工作视为额外负担和单纯的技术问题,对信息化建设持观望态度,没有列入所的工作日程,行动比较迟缓,措施不够有力,信息化的观念和意识亟待加强。

    (二)管理体制不顺,缺乏统一规划和组织

    由于种种原因,在很长一段时间内,院对政务系统信息化建设的管理体制不顺,造成信息化建设缺乏统一规划,管理不到位,存在条块分割和重复建设现象;未建立满足信息化建设整体需求的配套政策和技术规范,影响了信息化建设快速、健康地发展。

    在研究所层面,由于重视不够,一些单位没有明确信息化建设的管理部门,配备必要的管理人员,保障措施和条件不落实,需要进一步加强和改进。

    (三)整体水平存在较大差距

    由于上述原因,我院管理信息化建设与上海、广东和先进部委相比存在较大的差距,如尚未建立院所两级的管理信息系统和办公自动化系统,管理工作仍然依靠传统的手工方式来完成,直接影响了管理水平和效率的提高。

    为此,院机关和各单位的领导及管理部门都要正视问题,迎接挑战,抓住机遇,扎实工作,下决心改变落后面貌,把加强信息化建设作为改进管理的一件大事认真抓好。

    院所配合,加快步伐,抓好信息化建设项目的实施

    根据我院信息化建设的现状和需求,要加快推进院所两级的管理信息化建设,当前的主要任务是:明确工作思路和方针,院所积极配合,大力抓好“十五”信息化项目的组织实施。

    管理信息化建设工作的思路是:按照院党组和创新试点对管理工作的要求,认真贯彻“十五”信息化建设发展规划,以实现管理创新为目标,以组织实施项目为龙头,加快推进院所两级政务和业务管理系统的信息化建设,尽快取得有显示度的成效,为各级领导和管理部门提供现代化的宏观决策和管理手段,提供全方位的信息服务。

    在认真总结经验教训的基础上,我们认为管理信息化建设应遵循的工作方针是:

    服务管理。管理信息化的根本目的是实现管理现代化,采用任何先进信息技术都是为提高管理水平服务的,而不是为了赶时髦,为了信息化而信息化。因此,在信息化建设过程中,必须深刻认识和充分满足知识创新工程对管理创新的需求,以有利于建立新的管理体制和运行机制,提高管理水平和效率为出发点进行项目的规划和实施。

    统一规划。要树立全局观念,有效使用资源。对院已经部署的ARP项目、电子政务系统、院主页建设等信息化建设项目,要按照院的要求,统一规划,统一实施,避免各行其事所造成的资源浪费和重复劳动,确保信息化建设的合理布局和协调发展。

    分步推进。在组织实施项目时作到“大处着眼”:即在规划阶段,要在调研和需求分析的基础上,充分体现项目的科学性和先进性,加强总体设计;“小处着手”:即在实施阶段,要按照先易后难,讲求实效的原则分解和选择项目,分步推进,充分发挥项目的最大效益。

    注重需求。要以管理和用户需求为导向,正确处理采用先进技术和适用技术的关系,充分考虑系统的可行性和实用性,针对管理的现状和需求进行设计和开发,使系统真正为实现管理创新发挥支撑作用。

    资源共享。要充分发挥院所两级的积极性,处理好信息资源提供和使用的关系,建立统一规范的数据库资源,实现信息资源的共享和互动,既为院机关宏观管理和决策,也为研究所的政务和业务管理提供良好的技术支撑和服务。

    (一)全力做好ARP项目调研工作

    我院信息资源规划(ARP项目)是以院所两级管理机构为主体,对全院人、财、物管理流程进行全面整合、优化,构建院所两级管理平台的系统工程。ARP项目是我院管理信息化建设的龙头项目,对于加快实现管理创新具有重要意义。为此,院信息化工作领导小组提出要将ARP项目总体方案报院党组审定,并准备召开动员大会组织全院同志积极投身ARP项目建设,全面推进我院管理信息化的步伐。

    (二)加快电子政务系统的项目建设

    电子政务系统是ARP项目的一个重要组成部门。为了实现小步快跑、尽快发挥系统效益,满足机关管理现代化的迫切需求,办公厅先期组织启动了电子政务系统中的部分建设项目。在6月6日召开的信息化建设协调会上,此项工作得到绵恒同志的充分肯定,在ARP项目总体方案尚未出台的情况下,同意先期给予经费支持。办公厅将抓紧完成已开发的项目,争取尽快投入试运行。

    (三)改进和完善院主页系统建设

    院主页系统将主要抓好以下几项工作:

    1. 进一步改进中文版内容,打造科技主页品牌。

    2. 以开放和创新精神,策划新的改版。

    3. 加强对院属单位主页建设的指导和管理。

    加强领导,改进管理,为信息化建设提供有力保障

    多年的信息化建设实践使我们认识到,在信息化建设的过程中,除了技术和资金的因素以外,观念、体制和机制是确保信息化建设顺利实施的重要因素,必须引起各级领导和管理部门的高度重视。为此,办公厅就进一步加强和改进工作提出以下要求:

    (一)要转变观念,敢于创新

    开展信息化建设必然与传统的管理观念与方式发生冲突。因此必须首先转变旧的观念,大胆地学习和引进新的思维方式和理念,运用先进技术和手段对旧的管理方式进行改造和变革。没有这种理念的更新和敢于创新的精神,就会遇阻力而不前,遇困难而畏缩,任何先进的技术都难以发挥作用,甚至出现推广多年,仍然原地踏步的局面。为此,要大力宣传信息化建设的重要意义,进一步提高各级领导和全院科技人员、科研管理人员的信息化意识,转变传统的管理模式,在思维和工作方式上适应信息化的需求。

    (二)要加强领导,提供保障

    管理信息化建设的根本任务是为提高我院的科技创新能力提供保障。各单位领导要把信息化建设纳入议事日程,作为在创新试点工作中改变落后管理方式,实现管理创新的“一把手工程’’来抓,在组织管理、人员配备、技术条件等方面给予积极的支持。要根据院的总体要求,认真组织并积极配合完成院下达的信息化建设项目。要按照建立新的投资机制的要求,充分发挥院所两方面积极性,提供必要的匹配资金,确保信息化建设项目的顺利实施。为了加强激励和考评,院将建立信息化建设工作评价考核体系,将信息化工作绩效指标纳入研究所评估体系进行考核。

    (三)要组织落实,措施到位

    ARP项目、电子政务系统和院主页系统的实施,都建立在所级平台的基础上,涉及研究所的办公室、科技处、人教处等多个部门,工作量大,任务繁重,必须建立强有力的管理体制。为此,要求院机关和各单位在组织上要明确:负责信息化建设工作的主管领导,确定一个管理部门对院信息化建设项目的实施进行总体协调和落实,设立一名信息员负责对院的联络工作,完善院所两级信息化管理体系,建立良好的组织保障体系和运行机制。希望能将上述名单报办公厅信息处备案。

    (四)要加快培养,提高素质

    加快信息技术人才培养的步伐。研究生院、中国科技大学和从事信息技术研究的单位要积极发挥人才和办学优势,尽快提高我院信息化技术支撑和应用队伍的整体水平。

    要大力加强培训工作,推广和普及信息应用技术。要结合管理信息化建设和应用的特点,有针对性地对不同应用层次的管理和使用人员开展培训。要建立培训考试认证制度,对各级管理人员掌握信息知识和使用水平提出明确要求,逐步将其纳入管理人员年度考核目标进行考核。

    (五)要重视保密,确保安全

    ARP项目、电子政务系统和院主页系统启动后,大量统计、分析的原始数据经研究所处理后通过网络集中到院机关,加强信息的安全保密工作必须引起各单位的高度重视。要在信息化建设过程中处理好信息共享与信息安全的关系,在充分实现信息共享的同时确保信息的安全。要加快建立信息化建设的安全管理制度,通过安全评估、安全政策、安全标准和安全审计等环节对信息安全工作进行有效管理。

    (六)要加强指导,规范管理

    办公厅在信息化建设过程中要进一步加强宏观指导和管理,杜绝信息“孤岛”。要结合信息化建设项目的推进,做好院机关各部门之间、院机关和研究所的协调和沟通。要建立健全信息化工作的规章制度,在充分实践与听取专家意见的基础上建设信息化工作的技术标准和规范。要加强监督和考评机制的建立,组织对各单位信息化工作进行检查评比,大力推广先进,及时督促后进。

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